jouw favoriete jobs
lijst leegmaken
Wat is Legal Entity Management?
Legal Entity Management (LEM) is het proces van het beheren en onderhouden van de juridische, regelgevende en compliance status van de entiteiten van een bedrijf, ongeacht of deze actief zijn in één of meerdere rechtsgebieden. Dit omvat corporate governance, naleving van lokale en internationale regelgeving, en het beheer van belangrijke vennootschapsrechtelijke documentatie.
Entity management kan gecentraliseerd (hetgeen vaak het geval is) of gedecentraliseerd zijn, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Bij een gecentraliseerde aanpak worden alle juridische entiteiten vanuit één systeem beheerd, wat consistentie bevordert en administratieve lasten vermindert. Een nadeel is echter dat degenen die verantwoordelijk zijn, niet aanwezig zijn in de lokale frontlinie, waardoor goede communicatielijnen essentieel zijn voor succes. Een gedecentraliseerde aanpak kan nuttig zijn voor organisaties met zeer diverse activiteiten of wanneer lokale autonomie een prioriteit is.
Waarom is entity management essentieel?
Een goed ontwikkeld entity management programma biedt verschillende voordelen:
Wanneer starten met entity management?
Het antwoord is simpel: het is nooit te vroeg om met entity management te beginnen, maar de aanpak hangt af van de behoeften en maturiteit van de organisatie. Voor alle bedrijven is het structuren van alle informatie die bewaard moet worden cruciaal. Voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) is eenvoud vaak de sleutel. Dit betekent beginnen met eenvoudige softwaretools of zelfs spreadsheets om hun entiteiten bij te houden, zolang deze methoden effectief voldoen aan hun vereisten. Grotere organisaties, en met name multinationals, vereisen een meer geavanceerde aanpak. Zij maken gebruik van gespecialiseerde softwareoplossingen voor automatisering en gecentraliseerde controle. Zoals besproken tijdens de roundtable, kan de complexiteit van grote structuren alleen beheerd worden door effectief gebruik van geavanceerde technologieën en een toegewezen team.
Best practices voor effectieve entity management:
Welke LEM-tool te gebruiken?
Bij het kiezen van een Legal Entity Management-tool worden organisaties vaak geconfronteerd met de keuze tussen gespecialiseerde LEM-software en een "doe-het-zelf"-approach met tools zoals SharePoint, Excel of Power Automate. LEM-software, zoals Corporify, DiliTrust, Klea of Athennian, is speciaal ontwikkeld voor inhouse legal teams en biedt uitgebreide functies, waaronder cross-functionele samenwerking en integratie van documentbeheer. Deze tools zijn robuust maar kunnen uitdagingen hebben zoals complexe datamigratie, hoge kosten en de noodzaak van aangepaste integraties. Aan de andere kant biedt een doe-het-zelf-approach een goedkope oplossing die de stakeholders vaak al kent, wat ideaal is voor kleinere bedrijven, met minder administratieve last. Deze doe-het-zelf-tools zijn echter niet specifiek ontwikkeld voor legal entity management, wat leidt tot beperkte functies, een gebrek aan automatisering en potentiële verborgen IT-onderhoudskosten. De keuze tussen deze opties hangt grotendeels af van de complexiteit van de behoeften van de organisatie en de beschikbare middelen.
Hoe implementeer je een LEM-tool?
Het implementeren van een Legal Entity Management-tool vereist een gestructureerde, gefaseerde aanpak om succes en effectieve adoptie te garanderen. De eerste fase omvat het beoordelen van de behoeften van de organisatie en het raadplegen van stakeholders om hun betrokkenheid te vergroten. Het betrekken van IT- en data privacy teams vanaf het begin is essentieel om technische vereisten aan te pakken en naleving te waarborgen. Een sterke businesscase opbouwen, het budget veiligstellen, een projectteam vormen en een capabele projectmanager aanstellen zijn ook kritische eerste stappen. De volgende fase richt zich op de keuze van de tool: het uitgeven van een Request for Information (RFI) en Request for Proposal (RFP), IT opnieuw betrekken voor evaluatie en standaard- en aangepaste demo’s uitvoeren om de beste opties te selecteren. Zodra een contract is getekend, begint de implementatiefase, waarbij een gedetailleerd implementatieplan met een gefaseerde uitrolaanpak hoort. Succesvolle adoptie vereist uitgebreide training, een duidelijk communicatieplan en sterk change management om gebruikers te helpen zich aan te passen aan het nieuwe systeem. Herhaalde focus op change management gedurende de implementatie zorgt ervoor dat de nieuwe tool effectief wordt geïntegreerd in de dagelijkse operaties.
Een andere belangrijke overweging die tijdens de roundtable werd besproken is het concept van data hub-integratie. Gespecialiseerde LEM-software vereist vaak meerdere individuele integraties, wat betekent dat elke keer dat een update of wijziging nodig is, een nieuwe API moet worden geïmplementeerd. Dit voegt niet alleen complexiteit toe, maar verhoogt ook de potentiële beveiligingsrisico’s, aangezien het beheren van talrijke afzonderlijke integraties kwetsbaarheden kan introduceren. Door gebruik te maken van een data hub kunnen deze problemen worden beperkt. Een data hub centraliseert het gegevensbeheer, waardoor de noodzaak voor meerdere integraties vermindert, terwijl er beter controle over de gegevensstroom wordt behouden. Deze aanpak vereenvoudigt niet alleen de IT-infrastructuur, maar zorgt er ook voor dat het juridische team betrouwbare toegang heeft tot consistente, actuele informatie over alle entiteiten. Hierdoor worden nalevings- en governanceprocessen effectief gestroomlijnd.
Conclusie
Entity management is een essentieel aspect van legal operations dat bedrijven in staat stelt hun juridische verplichtingen efficiënt en effectief te beheren. Of je nu een klein bedrijf bent dat net begint, of een multinational met een complexe structuur, het belang van gestructureerd entity management kan niet genoeg benadrukt worden. Door gebruik te maken van de juiste tools en processen, kun je niet alleen kosten besparen en risico's beperken, maar ook de besluitvorming verbeteren en zorgen voor een robuuste governance.
Overweeg je een legal operations specialist in te huren? Wij helpen je graag verder.
Silversquare North
Koning Albert II Laan 4 - 1000 Brussel
Hoofdkantoor
Nederkouter 124 - 9000 Gent
MeetDistrict The Link
Posthofbrug 6/8 - 2600 Antwerpen
Burotel
Congresstraat 35 - 1000 Brussel